PERINGKASAN DATA PADA MICROSOFT EXCEL

Pada umumnya, data yang akan dikelola itu berjumlah banyak dan sulit untuk dipahami secara langsung. Dengan melakukan peringkasan data, kita dapat melihat gambaran secara umum dari data yang dimiliki sehingga analisis data dapat dilakukan dengan lebih baik.

Ada beberapa cara untuk melakukan peringkasan data, antara lain:

1. SUMIFS dan COUNTIFS
2. PIVOT TABLE
3. Fitur TABLES

1. SUMIFS dan COUNTIFS

SUMIFS digunakan untuk menghitung jumlah nilai data dengan beberapa kriteria sesuai dengan kebutuhan pada range yang ditentukan. Nama Fungsi SUMIFS berasal dari dua kata kunci: “SUM” dan “IFS”, dimana fungsi ini akan melakukan proses SUM (data) apabila (IF) memenuhi (satu atau banyak kondisi).

COUNTIFS menghitung jumlah data/ banyaknya data pada range tertentu berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Nama fungsi COUNTIFS berasal dari dua kata kunci: “COUNT” dan “IFS”, dimana fungsi ini akan melakukan proses COUNT (data) apabila IF memenuhi (satu atau banyak kondisi).

Rumus SUMIFS

=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)

    Keterangan:

        sum_range: range data yang akan dijumlahkan nilainya.

        criteria_range1: range data yang menyimpan kondisi yang ditentukan. 

        criteria1: nilai kondisi yang harus dipenuhi.

Rumus COUNTIFS

=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1,[criteria_range2,criteria2], …)

    Keterangan:

        criteria_range: range data yang akan dihitung jumlahnya.

        criteria: nilai kondisi yang harus dipenuhi.

2. PIVOT TABLE

Pivot table bertujuan agar sebuah data dapat disajikan secara ringkas berdasarkan parameter yang diberikan sesuai dengan kebutuhan data. Dengan menggunakan pivot table diharapkan mempercepat analisis suatu data untuk mengambil keputusan.

Dalam melakukan perhitungan, pivot table bukan hanya melakukan penjumlahan saja, melainkan penghitungan dengan fungsi lain seperti mencari rata-rata, mencari persentase dan lainnya.

Langkah-langkah pembuatan pivot table:

1. Siapkan range data yang akan diringkas menjadi pivot tabel.
2. Blok keseluruhan data
3. Klik menu insert
4. Klik pivot table
5. Jika muncul kotak dialog, klik OK. Panel Pivot table fields akan muncul
6. Isikan fields yang ada kemasing-masing area dengan cara drag and drop (klik tahan tarik dan lepaskan)

3. FITUR TABLE

Fitur TABLE adalah fitur yang memungkinkan membuat table secara otomatis dari sebuah range data.

Tabel yang terbentuk memiliki fitur tambahan yaitu SORT (Pengurutan), FILTER (peringkasan atau pengkategorian) dan fungsi statistika seperti SUM, AVERAGE, COUNT, MIN, MAX.

Langkah-langkah membuat tabel dengan fitur TABLE:

1. Siapkan range data yang akan dibuat tabelnya melalui fitur TABLE
2. Blok seluruh isinya
3. Klik TABLE pada menu INSERT
4. Jika muncul kotak dialog, klik OK
5. Range data akan berubah menjadi sebuah tabel yang terdapat tanda panah segitiga pada setiap kepala kolom.